راه های ایجاد فرهنگ مسوولیت پذیری و پاسخگویی - گل پدیده

به گزارش گل پدیده، شرکت ها و سازمان های بزرگ و مستحکم بر پایه تیم های مسوولیت پذیر و جوابگویی ساخته می شوند که تمام اعضای آن به شدت نسبت به جوابگو بودن در برابر دیگران و مسوولیت پذیری حساس هستند و خود را متعهد به قول ها و وعده هایی که داده اند می دانند. البته در چنین شرکت ها و سازمان هایی همواره انعطاف پذیری های خوبی در قبال وقایع غیرمترقبه و اشتباهاتی که بخشی از واقعیت کار و فعالیت محسوب می شوند وجود دارد و این طور نیست که اگر یکی از اعضای تیم تاریخ مشخصی را برای تحویل یک پروژه اعلام نموده باشد و نتوانسته باشد دقیقا در موعد مقرر آن پروژه را تحویل دهد مورد بازخواست و مجازات قرار نخواهد گرفت و به او فرصت دیگری داده خواهد شد.

به گزارش دنیای اقتصاد، بااین همه باید دانست که فرهنگ مسوولیت پذیری و پاسخگویی همیشگی جزو ارزشمندترین و موثرترین عادت ها و ویژگی های کسب وکار های پیروز به شما می آید و اگر این فرهنگ مانند خون گرم در سرتاسر کسب وکار شما جریان پیدا کند و در رگ های تمام کارکنان و اعضای تیمتان به گردش درآید، آن گاه شما کسب و کاری در اختیار خواهید داشت که بدون کوچک ترین وابستگی به شما و به صورت اتوماتیک و خودجوش کار ها را انجام خواهد داد. در ادامه به شش توصیه کاربردی در ارتباط با ایجاد و تقویت حس مسوولیت پذیری و پاسخگویی حداکثری نسبت به عملکرد فردی و تیمی در شرکت ها و سازمان ها اشاره خواهد شد:

1-تعهداتی را که برعهده اعضای تیم قرار داده شده است، به شفاف ترین و قاطعانه ترین شکل ممکن بیان کنید: در انتها جلسات کاری و بعد از معین شدن مسوولیت ها و وظایف کاری هرکدام از اعضای تیم و در زمان خلاصه کردن و نهایی سازی مصوبات و تصمیم های گرفته شده در جلسه ضروری است که شما به عنوان رئیس جلسه با شفافیت و قاطعیت تمام، آنچه را که تک تک اعضا باید در یک دوره زمانی معین انجام دهند به آن ها اعلام کنید. شما با این کار نه تن ها به همه کارکنان ثابت می کنید که روی تمام امور و آیتم های عملکردی احاطه دارید، بلکه به آن ها نشان می دهید که الگوی رفتاری مطلوب از نظر شما کدام است و شما انتظار مشاهده چه نوع رفتاری را از آن ها دارید. اعضای تیم کاری شما هم وقتی می بینند که شما بادقت تمام و با شناخت کاملی که از کوچک ترین جزئیات کار دارید در حال رصد و کنترل عملکردشان هستید به طور حتم با دقت و حساسیت بیشتری نسبت به انجام وظایف محوله به خود اقدام خواهند کرد؛ چراکه آن ها به این نتیجه می رسند که رهبرشان از مسوولیت پذیری بالایی برخوردار است و همه چیز را از نزدیک تحت نظر دارد و در نتیجه ضروری است که آن ها نیز چنین روحیه ای را داشته باشند.

2- نسبت به عملکرد کارکنانتان بازخورد های سریع و دقیق نشان دهید: به عنوان رهبر یک شرکت یا سازمان باید علاوه بر مسوولیت دادن به افراد در پی بازخورد نشان دادن سریع و دقیق نسبت به عملکرد آن ها باشید؛ چرا که بدون بازخورد نشان دادن به تدریج یک نوع بی تفاوتی و بی مسوولیتی در درون تیم های کاری توسعه پیدا می نماید و اعضای تیم به این تلقی می رسند که مسوولیت پذیر بودن و بی مسوولیت از نظر شما یکسان است و نیازی نیست که برای انجام کار ها به آب وآتش زد؛ بنابراین ضروری است که طی اجرای پروژه های محوله به کارکنان با آن ها جلسات منظم بازخورد داشته باشید و در این جلسات نسبت به عملکرد آن ها به صورت جزءبه جزء و نه به صورت کلی بازخورد نشان دهید. به عنوان مثال به آن ها بگویید که شما تا امروز آیتم فلان و فلان را خیلی خوب انجام داده اید و فلان آیتم را هنوز انجام نداده اید یا فراموش نموده اید و تا فردا آن یک آیتم به جای مانده را هم انجام دهید.

3-آن چیز ها و کار هایی راکه نمی توان به صورت صددرصدی در خصوص آن ها تعهد داد، معین کنید و در پی تعهدگیری در خصوص آن ها از کارکنانتان نباشید: یکی از واقعیت های غیرقابل انکار در دنیای کسب وکار این است که نمی توان در خصوص انجام یکسری کار ها و تحقق یکسری اهداف تعهد صددرصدی و قطعی داد؛ چراکه تحقق برخی چیز ها تابع محقق شدن شرایط خاصی است که ممکن است از عهده اعضای تیم برنیاید یا موانع پیش بینی نشده و غیرمنتظره ای در مسیر تحقق آن ها وجود داشته باشد که عمل به تعهدات را غیرممکن سازد. بنابراین، ضروری است که از تحمیل تعهدات غیرممکن و بی مورد بر افراد خودداری کنید و با این کار جلوی بی اعتبارشدن اصل تعهد کاری در شرکتتان را بگیرید؛ چرا که اگر چنین نکنید و مرغ شما یک پا داشته باشد و کارکنانتان را مجبور به دادن تعهد های کاری نشدنی و غیرممکن کنید، آن گاه با پدیده بی اعتبارشدن تعهدات کاری و بی اعتنایی کارکنان نسبت به تعهداتی که به شما می دهند روبرو خواهید شد.

4-همواره و در همه حال وقت شناس و منظم باشید: یکی از مهم ترین و کلیدی ترین اجزای مسوولیت شناسی و متعهد بودن نسبت به عملکرد در هر سطحی توجه به فاکتور زمان است. هنگامی که شما برای زمان ارزش زیادی قائل باشید و تک تک دقایق زمانی که در اختیار دارید به برترین شکل ممکن استفاده می کنید و هیچ وقتی را از دست نمی دهید و به تمام تعهداتی که داده اید دقیقا در زمان مقرر عمل می کنید در این حالت به الگوی مطلوب کارکنانتان تبدیل می شوید تا آن ها نیز چنین نمایند و با عمل به وظایف خود بر اساس برنامه زمانی معین شده بتوانند تعهد و مسوولیت پذیری شان را در قبال شرکت به اثبات برسانند. پس همواره و در همه حال سعی کنید هم خودتان به زمان احترام بگذارید و وقت شناس باشید و هم اعضای تیمتان را به وقت شناسی و درنظرداشتن عامل زمان تشویق کنید.

5- برای توسعه مسوولیت پذیری و تعهد شکیبا باشید: واقعیت این است که کارکنان و اعضای تیم های کاری یک شبه و به صورت ضربتی مسوولیت پذیر و متعهد نمی شوند و برای ترویج فرهنگ مسوولیت پذیری در تمام ارکان شرکت باید شکیبا بود و عجله به خرج داد و در پی اقدامات ضربتی و مقطعی نباید بود. در واقع رواج دادن فرهنگ مسوولیت پذیری و تعهد کاری در یک شرکت مانند دوی ماراتن است و نباید برای اجرایی کردن آن شتاب زده عملکرد. پس بهتر است که به صورت گام به گام و حساب شده در این زمینه عمل کرد و برترین کار هم آغاز کردن از خودتان به عنوان رهبر شرکت و الگوی بی چون وچرای کارکنان است.

6- مسوولیت اشتباهات و شکست های خود را بپذیرید: همه ما انسان هستیم و طبیعی است که دچار اشتباه شویم یا شکست بخوریم و آنچه در این میان مهم است این است که شجاعانه و با صراحت تمام مسوولیت اشتباهات و شکست هایمان را بپذیریم و از فرافکنی و بهانه آوردن اجتناب کنیم. هنگامی که شما به عنوان رهبر یک شرکت و عالی ترین مقام مسوول در آنجا مسوولیت اشتباهاتی را که از شما سرزده یا شکست هایی که متحمل شده اید، می پذیرید و در این زمینه پنهان کاری نمی کنید، کارکنانتان نیز از شما الگو می گیرند و به جای فرافکنی و بهانه آوردن برای بروز اشتباه و شکست های به وجود آمده یا بدتر از آن، پنهان کاری و انکار شکست ها و ناکامی ها با صراحت و شجاعت تمام مسوولیت اشتباهات و شکست ها را می پذیرند و قول می دهند در آینده از تکرار آن ها جلوگیری نمایند. در این حالت، پذیرش و به رسمیت شناختن اشتباهات و شکست های کاری به بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت شما تبدیل می گردد و افراد به جای شانه خالی کردن از مسوولیت شکست های به وجود آمده یا اشتباهات مرتکب شده یا پنهان کاری نسبت به آن ها می کوشند تا جبران مافات نمایند و در پی راه های جایگزین و راهکار های موثرتری باشند.

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

منبع: مجله Strategic Management